COLUMN おけいこ先生コラム

集客力のあるイベントを開催する際に意識すべきポイントとは？

イベントを企画する際に大切なことは、イベントの目的や目標を明確化することです。何を狙いとして、そのための目標をどのように設定するかをしっかりと考えましょう。ここでは、集客力のあるイベントを開催するに当たって意識すべき3つのポイントをご紹介していきます。

ターゲットを設定し、参加するメリットを明確にする

イベントを開催する目的を定めたら、イベントに来てほしいターゲットを設定します。若年層なのか、高齢層なのか、もしくはファミリー層なのか、具体的にイベントに参加してほしいターゲット層を設定することが重要です。

また、単に「イベントを開催します」と周知しただけでは、人は集まりません。イベントを企画する際は、イベントに参加することにより得られるメリットやそのイベントでしかできない体験などを作り、集客でも強調することが大切です。

季節性やトレンドを意識したイベントを開催する

1月にはお正月イベント、12月にはクリスマスイベントなど季節性を意識したイベントを開催することにより、関心を持つ人たちが増加します。その他、今話題となっているテーマを題材としたイベントも注目度が高くなるでしょう。

ただし、最初に設定したイベントの目的やターゲットをブレさせないことに注意が必要です。あくまで、最初に立てた目的を軸として、季節性やトレンドをプラスするという方法でイベントを企画するとよいでしょう。

他のイベントと差別化を図る

イベントを成功させる上で大切なことは、他のイベントとの差別化です。同時期に同じようなイベントが開催される場合は、特に力を入れる必要があるでしょう。

オリジナルのイベントを考えるのが難しい場合、同業者が開催したイベントを参考にプラスのエッセンスを入れることもおすすめです。ただし、あくまでイベントの手法などを参考にするだけであって、本来のイベントのテーマや内容は自身のコンセプトに沿って、オリジナルのものを準備しましょう。

イベントに集客するための具体的な方法

では、実際にイベントに集客する際にはどのような方法で行えばいいのでしょうか。ここからは、イベントに集客するための具体的な方法を4つご紹介していきます。

SNSの活用

SNSは世代を問わず広く普及しているため、情報が素早く伝わり、多くの人に拡散されます。イベントに興味がある人はもちろんですが、イベントに興味がなかった人にまで情報が届く可能性もあります。FacebookやInstagram、Twitterなど各SNSによって特徴やユーザーが異なるため、SNSを活用する際はイベントに合ったものを選ぶようにしましょう。

メルマガや案内メールの配信

メルマガは元々興味がある人が登録していることが多いため、イベントの告知をすると良い反応が得られる可能性が高いです。また、会員登録者などに案内メールを配信することもおすすめします。この際、過度な配信や過剰な宣伝を行うと会員が離れてしまうことがあるため注意が必要です。

Webサイトで告知

Webサイトは、ネット上の集客の拠点となります。SNSやメルマガ経由でWebサイトを訪問したユーザーが、さらにイベントに興味を持ち、「このイベントだったら参加したい」と思えるような配慮が必要です。

例えば、セミナーの開催であれば講師の顔写真を掲載し、セミナーのメリットを大きなフォントで目立つようにしましょう。また、Webサイト内で訪問したユーザーが迷わず参加申し込みできるように、申し込み方法を明記し、申し込みフォームもわかりやすいものにする必要があります。

紙のダイレクトメールを送る

はがきや封書によるダイレクトメールは、イベントの開催を確実に告知したい人に直接アプローチできる有効な方法です。紙のダイレクトメールの開封率は約80％といわれ、eメールの開封率が約10～15％であるのと比較すると、高い確率で顧客にリーチできるでしょう。紙でダイレクトメールを送る際は、デジタルでは不可能な紙質の工夫など、五感に訴えるデザインにできるのも大きなメリットです。また、手間はかかりますが、内容を一人ひとりの趣向に合わせてパーソナライズしたものを送るのも効果的です。

オフラインイベントとオンラインイベントのメリット・デメリット

イベントには、オフラインイベントとオンラインイベントの2種類があります。それぞれメリット・デメリットがあるため、まずはそれぞれの特徴を知ることが大切です。では、オフラインイベントとオンラインイベントのメリット・デメリットを具体的に見ていきましょう。

オフラインイベント

【メリット】

・直接会って話せる

オフラインイベントの第一のメリットは直接会って話せる点です。対面でコミュニケーションを取ることにより、イベントの参加者は親近感が増し、通常行っている講座などへの参加につながることも多いでしょう。

イベント後に2次会に行くことなどもオフラインイベントならではです。

・その場の雰囲気を共有できる

オフラインイベントでは、参加者とその場の雰囲気や熱気を共有できたり、食事や飲み物などの味を共有できたりとオンラインイベントでは実現できないことが可能です。クリスマスイベントなど年に1回しかない貴重なイベントなどは大いに盛り上がるでしょう。たった一度の瞬間を参加者と共有したいのであれば、オフラインイベントを選びましょう。

【デメリット】

・準備に時間がかかる

イベントの規模にもよりますが、オフラインイベントは準備に時間がかかる点がデメリットとして挙げられます。大規模なイベントの場合、半年以上前から会場の手配などをする必要があり、会場設営などの準備も時間を要するでしょう。

・コストパフォーマンスが悪い

オフラインイベントは、会場費や人件費などが高額になる傾向があります。参加者が増えるほどこれらの費用も高くなります。

また、予期せぬ理由でイベントが中止になってしまった場合、キャンセル料が発生したり、準備した品の支払いが発生したりすることもあります。

オンラインイベント

【メリット】

・世界中どこからでも参加できる

オンラインイベントは、全国はもちろん、海外からも参加できます。参加者が多いイベントの場合も人数に合わせた会場を準備する必要がありません。また、子どもがいるから家を空けられないといった理由でオフラインイベントでは参加を諦めていた人たちも、気軽に参加することができます。

・コストパフォーマンスが良い

同規模のオフラインイベントとオンラインイベントを比較した場合、オンラインイベントの方が費用を抑えることができます。会場費や人件費、場合によっては参加者の交通費や宿泊費などもかからないため、イベントにかかる経費を抑えたい個人事業主には大きなメリットとなります。

【デメリット】

・ネット環境のトラブルがある

オンラインイベントでは、配信時に何らかのトラブルで通信が途絶えてしまったり、参加者側のトラブルでイベントに参加できなかったりすることがあります。このような不測の事態に備えるためにも、入念なリハーサルが必要です。

・進行にはコツが必要である

オンラインイベントでは、直接参加者の顔が見えません。その分、テンポの良い進行や上手に参加者をイベント内に巻き込む展開が求められます。オフラインイベントをオンラインイベントにしただけでは、イベントの楽しさなどが参加者に伝わりません。オンライン向けの仕掛けや台本などを事前に用意し、参加者を飽きさせないイベントにしましょう。

イベントを成功させるためのコツ

イベントで人を集めて成功させるためには、いくつかのコツがあります。最後に集客力のあるイベントを開催するためのコツをオフラインイベントとオンラインイベントに分けてご紹介していきます。

オフラインイベント

アクセスが良好な場所で行う

イベントを開催する会場は、アクセスが良好な場所を選びましょう。都市部の駅近くであれば、多くの人が気軽に参加できます。駅直結の会場であれば、客足が天候に左右されることもないでしょう。駅から遠いというだけで参加をためらう人も多いため、イベントの予算にもよりますが、なるべくアクセスが良好な場所で開催しましょう。

申し込みや参加のハードルを下げる

予算が許すのであれば、参加費を下げたり、無料にしたりすることで参加のハードルを下げることができます。また、来場者にプレゼントを配布することも集客の増加につながるでしょう。ただし、参加費を無料にする場合、イベントに興味がない人も多数参加するケースがあるため注意が必要です。

参加枠を年齢層などで細かく分ける

イベントのジャンルにもよりますが、参加枠を初心者・中級者・上級者など細分化することで、参加者に「自分のためのイベントだ」という意識を植え付けることができ、参加率を高めることができます。参加枠を限定することで、イベントのコンセプトも明確化し、内容もより質の高いものとなるでしょう。

オンラインイベント

多くの人が参加しやすいツールを選ぶ

オンラインイベント用のプラットフォームやツールを選定する際は、イベントの目的別に多くの人が参加しやすいものを選ぶことが大切です。

オンラインイベントの内容は、下記の表のように大きく3つに分けられます。

音声や映像によるアクシデントも想定しておく

オンラインイベントにおいては、想定外のアクシデントが起きる可能性を考慮しておきましょう。アクシデントが起きた際に利用可能なインターネット回線を準備したり、緊急時に配信できる機材を揃えておいたりすることが大切です。

双方向のコミュニケーションを意識する

オンラインイベントは、主催者側の一方的な発信となりがちです。そのため、主催者と参加者双方向のコミュニケーションを意識することが重要です。例えば、チャット機能を利用することで、主催者と参加者の距離を縮めることができます。また、参加者が書き込んだコメントに主催者が回答することで、ディスカッション形式の会話が成立します。

まとめ

イベントの集客を成功させるために、まず大切なことは、イベントの目的やターゲットを設定することです。その上で、他のイベントと差別化を図り、オリジナリティを出すといいでしょう。また、オフラインイベントとオンラインイベントにはそれぞれ特徴があるため、開催したいイベントの目的に合った方法を選ぶことをおすすめします。

ここでは、自身でイベントを開催し成功させるためのコツをご紹介しましたが、まだイベントを開催したことがなく不安だという方は、まずは他の人が開催するイベントに参加するのも方法のひとつです。おけいこタウンでは、オフラインイベントの開催を行っており、先生と生徒との出会いの機会を作っています。是非参加してみてください。

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